Żeby wybrać dostawcę, trzeba przejrzeć wiele plików, tabel, załączników i wiadomości. Oferty przychodzą w różnych formatach, z różnym poziomem szczegółu i z inaczej nazwanymi parametrami. Zespół zakupowy albo operacyjny przepisuje dane do arkusza, sprawdza warunki, porównuje warianty i dopytuje o braki. Łatwo przy tym o pomyłkę, zwłaszcza gdy kryteria oceny siedzą w wiadomościach albo w ustaleniach wewnętrznych.
System do oceny ofert porządkuje tę pracę. Nie decyduje za człowieka. Przygotowuje dane tak, żeby zespół szybciej zobaczył różnice między ofertami, braki formalne i punkty do wyjaśnienia.
Jaki problem rozwiązuje system?
Największy kłopot to niespójność. Jeden dostawca przysyła ofertę w PDF, drugi w arkuszu, trzeci w treści e-maila. Część danych nazywa się inaczej, część jest schowana w załączniku, część trzeba sprawdzić względem wymagań wewnętrznych. System sprowadza to wszystko do jednego, ustandaryzowanego widoku.
Zespół nie zaczyna więc od pustej tabeli. Dostaje zestawienie parametrów, listę brakujących danych i miejsce na własną ocenę biznesową. Wnioski nadal zatwierdza człowiek, tylko na lepiej przygotowanym materiale.
Jak działa rozwiązanie krok po kroku?
- Użytkownik dodaje oferty do systemu albo system pobiera je z wybranego źródła: skrzynki e-mail, folderu firmowego, formularza.
- System odczytuje treść dokumentów i wiadomości, a potem wyodrębnia uzgodnione pola: zakres, cenę jednostkową, terminy, warunki, ograniczenia, wymagane załączniki.
- Moduł AI dopasowuje różne nazwy parametrów do wspólnej struktury, na przykład łączy kilka określeń tego samego warunku.
- Aplikacja porównuje dane z wymaganiami firmy i oznacza braki, rozbieżności i to, co wymaga ręcznego sprawdzenia.
- Zespół ogląda zestawienie w panelu, dodaje komentarze, zmienia ocenę i przygotowuje rekomendację do dalszych rozmów.
System może przechowywać historię analiz, wersje ofert i notatki z oceny. Da się go też połączyć z wewnętrzną bazą dostawców, obiegiem akceptacji albo repozytorium dokumentów. Zakres zależy od tego, jak wygląda proces zakupowy w Twojej firmie i czego potrzebujecie do podjęcia decyzji.
Co zyskuje firma?
Uporządkowane dane zamiast zestawu nieporównywalnych plików. Od razu widać, że jedna oferta nie zawiera ważnego parametru, druga ma inny zakres, a trzecia wymaga dodatkowych pytań. Mniej jest przepisywania, a oceny ofert wyglądają za każdym razem tak samo.
Zostaje też ślad. Kryteria porównania zapisujecie w systemie, a każda analiza pokazuje, kto dodał ofertę, jakie dane odczytano, co wymagało korekty i jaka była końcowa rekomendacja zespołu.
Jak wygląda wdrożenie z Automate Leaders?
Zaczynamy od warsztatu z osobami, które analizują oferty. Ustalamy typowe formaty dokumentów, kryteria oceny, listę pól do odczytu i miejsca, w których człowiek musi zachować pełną kontrolę. Potem projektujemy model danych, panel porównawczy i sposób oznaczania niepewnych wyników AI. Po wdrożeniu sprawdzamy system na przykładowych dokumentach i dopracowujemy reguły.
Jeśli porównywanie ofert zajmuje Twojemu zespołowi dużo czasu i polega na przenoszeniu danych między plikami, umów konsultację. Sprawdzimy, które kroki tego procesu można bezpiecznie oddać systemowi.
